Inventario de estoque passo a passo
Procedimentos para Inventario de estoque passo a passo
Para se fazer um Inventario de estoque com assertividade temos 4 processos chaves:
Preparação, contagem, conferencia e inclusão dos dados no seu sistema.
1 – Preparação:
- Fazer um mapa de sua loja enumerando as áreas como exemplo abaixo:
- Nos dias que antecedem o inventário balanço, procure agrupar principalmente nas zonas de depósito os produtos iguais.
- Definir as equipes e responsáveis que vão fazer o inventário:
Equipe de preparação: Corre a loja agrupando os produtos e deixando o código de barras de um item virado para frente.(Processo feito nos dias que antecedem o inventário / balanço)
Contadores, responsáveis por contar e etiquetas as mercadorias deixando um item com o código para frente
Coletores , fazem o apontamento da contagem
Conferentes, passam conferindo a contagem
Apoio, para ajustes e impressão de relatórios, é também o responsável por incluir os dados coletados em seu sistema.(Caso o processo seja manual indicamos ter mais pessoas nesta equipe)
Auditores, fazem nova conferencia aleatoriamente(Recomendado) - É de fundamental importância que os envolvidos entendam dos produtos como unidade de venda etc..
2 – Tarefas de cada equipe e horário de começar:
a) Equipe de contagem:
Deve chegar no mínimo uma hora antes.(As pessoas que vão à frente contando as mercadorias colocando em uma etiqueta a quantidade sempre em unidade de venda e já deixando um item de cada com o código de barras voltado para cima ou frente para facilitar a coleta).
b)Coleta dos dados
Existem varias formas de se fazer a coleta dos dados de contagem vamos descrever 3 tipos são eles:
Contagem manual:
Coletadores: Com formulário de coleta(Disponível no final do documento), preencher o cabeçalho indicando a gôndola e anotar o código do produto e a quantidade logo após, marcando com um pincel atômico as etiquetas dos produtos, encaminhando os formulários ao apoio.
*E importante que seja uma folha por gôndola, para posterior conferência e ajustes.
Utilizando Coletor de dados
Coletadores: Com o coletor em mãos , pressiona o botão de Scan, geralmente um botão maior que os demais de cor diferente colhe o código do produto e a quantidade logo após, marcando com um pincel atômico as etiquetas dos produtos.
Após a contagem da gôndola ir ao apoio que deve conectar o cabo baixar o arquivo e zerar o coletor para que possa coletar a próxima gôndola
Utilizando o KCollector
Coletadores: Com o Kcollector instalado em seu celular Android vá no menu escolha Novo depois inventário para cada gôndola que for contar.
Desta forma você tem arquivos separados o que facilita a conferência posterior.
O Kcollector possui 2 opções de scanner, a manual onde você deve sempre que for fazer uma coleta apertar o botão “Scan” e a rápida onde após inserir a quantidade e confirmar ele automaticamente vai para o scanner sem a necessidade de ficar pressionando o botão Scan.
Aqui você fica sabendo todas as as funcionalidades do KCollector.
3-Conferencia
a)Conferente:
Devem começar seu trabalho meia a uma hora após os coletadores, pegam as folhas e conferem os códigos e quantidades digitados. Fazendo os ajustes na segunda coluna e marcando a etiqueta com uma cor diferente da primeira:
b)Auditores:
Devem chegar uma hora depois dos conferentes. Buscam o relatório com a pessoa de ajustes e impressão, vão conferindo a coleta, fazendo a contagem dos itens de forma aleatória, sugerimos 10 itens por gôndola e recolhendo as etiquetas. Caso haja algum ajuste passar ao responsável pelo mesmo.
4-Inclusão de dados em seu sistema:
Apoio: Pessoa responsável por digitar no sistema ou planilha os dados coletados efetuando os acertos no caso de coleta e ou erro de contagem.
Após o termino de todo o processo você terá vários arquivos ou folhas para digitar ou importar em seu sistema.
Cada sistema de gestão tem um modelo especifico de arquivo que importa, sendo assim indicamos que busque junto ao seu sistema as seguintes informações:
a)Qual o formato do arquivo importado e qual o LAYOUT, ex: o meu sistema importa arquivo .TXT com separados “|” , (EAN|Quantidade).
b)Posso importar vários arquivos?(Caso seu sistema não permita você terá que agrupar os arquivos em um único, busque na internet onde existem varias formas fáceis de fazer isso, ou caso utilize o KCollector entre em contato com o suporte que teremos o prazer em auxilia-lo)
c)Definir a data da importação dos arquivos e se o inventario balanço é total ou parcial.
* Dicas gerais
No dia do inventario os funcionários podem vir com roupas mais confortáveis para seu próprio conforto pois o serviço de certa forma é um pouco cansativo. E para caracterizar que eles não estão em serviço diário, para não serem incomodado pelos clientes e nem colegas de trabalho
Os gerentes e funcionários que não participarem do inventário deve ter ciência que o grupo esta na loja na exclusiva função de inventario, sendo assim eles não deve exercer outra função que não seja a de contar e muito menos interrompidos.
Sempre definir um responsável geral pelo inventário (GERENTE DO INVENTÁRIO)
Produtos que não tem código de barras devem ser lançados pelo código interno do sistema.
No período de contagem não pode ser feita nenhuma transferência entre deposito e salão e nem requisição de produtos.
Espero termos ajudado e contem com a equipe do KCollector.
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